PROMPT, un organisme sans but lucratif (OSBL) développe et finance des partenariats de recherche et d’innovation dans tous les secteurs des technologies de l’information et des communications (TIC), du numérique et de l’intelligence artificielle.

PROMPT finance des projets qui unissent entreprises, universités, centre de transferts technologiques et centre de recherche public dans le développement de nouveaux produits, solutions et services d’avant-garde.

Nous sommes actuellement à la recherche d’un.e Adjoint.e au secrétariat du conseil d’administration, qui assistera la direction générale pour le bon fonctionnement de l’ensemble des rencontres du conseil d’administration de PROMPT.

• Préparation et convocation de l’ensemble des rencontres du conseil : Préparer l’ordre du jour en collaboration avec la direction générale et communiquer les propositions d’ordre du jour aux membres ;

• Préparation les documents afférents aux rencontres : Assurer une cohérence et qualité impeccable des documents afférents aux rencontres et s’assurer que les délais de dépôt des documents soit respectés ;

• Rédaction des procès-verbaux et comptes-rendus à la suite des rencontres : Noter les adoptions - ordre du jour, des résolutions, des procès-verbaux - ainsi que les noms des administrateurs ayant proposé et appuyé les résolutions ; Valider les procès-verbaux avec les présidents des comités du CA ; Rédaction du libellé des résolutions ;

• Approbations virtuelles par les membres du conseil : Gérer les approbations de résolutions tenues hors des rencontres du CA de façon virtuelle à l’aide de notre outil de sondage en ligne ;

• Suivis : S’assurer que les suivis et points d’actions rapportés dans les procès-verbaux et autres rapports de rencontres soient faits dans les temps prescrits ; Démontrer une proactivité exceptionnelle pour les planification des rencontres du conseil, la préparation des documents et autres suivis requis ;

• Classification et Archivage : Assurer la classification et le partage sécurisé des documents du conseil ; Établir les normes de codification des résolutions ;

• Soutien aux équipes : Effectuer d'autres tâches au besoin en soutien aux équipes des opérations, du développement des affaire, des ressources humaines, des communications et des finances ;

• Vous participerez pleinement en tant que membre de l'équipe et contribuerez à un environnement de travail positif.

  Êtes-vous la personne que l’on cherche ?

• Vous possédez un minimum de 5 années d’expérience dans un rôle similaire auprès d’un conseil d’administration;

• Vous êtes une personne rigoureuse dans la gestion de votre temps, et savez travailler sous pression;

• Vous conservez en tout temps le sens des priorités et vous démontrez un haut sens de la confidentialité ;

• Vous possédez d’excellentes aptitudes interpersonnelles et savez gérer les différentes communications avec les administrateurs avec tact ;

• Vous démontrez une grande rigueur et avez le soucis du détail ;

• Vous possédez une excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l’écrit et avez une bonne maîtrise de la langue anglaise ;

• Vous possédez d’excellentes compétences informatiques et une connaissance avancée de la suite Microsoft Office ;

• Vous avez de l’expérience avec Adobe Acrobat, Consigno, SharePoint, SurveyMonkey (un atout).

Nous vous offrons :

• Un poste permanent, à temps plein ;

• Une contribution au REER et des assurances collectives ;

• Des nouveaux bureaux situés au centre-ville de Montréal et facilement accessible en transport en commun ;

• Un horaire flexible ;

• Une organisation dynamique qui œuvre dans les secteurs stimulant des technologies de l’information et du numérique ;

• Un environnement de travail stimulant qui favorise une belle collaboration d’équipe.

  Envoyez-nous votre CV dès maintenant, une rencontre avec nous vous convaincra !

  Veuillez prendre note que le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.